Trong ngành ẩm thực, “MIS EN PLACE” – đặt mọi thứ ở đúng vị trí của nó - là một thuật ngữ gốc Pháp với ý nghĩa là một sự chuẩn bị, sắp xếp thông minh, chuyên nghiệp cho không gian làm việc. Đó sẽ là một nghệ thuật, kỹ thuật đang trở thành xu hướng phát triển rộng trên thế giới trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta hãy tạm thay thế thuật ngữ “Mis en place” bằng cụm từ “Sắp xếp thông minh” nhé.

Hiện nay, phương pháp làm việc của Paul Bocuse (nhà tiên phong của dòng Nouvelle cuisine - ẩm thực mới) và các cộng sự đang ngày càng trở nên phổ biến. Đó là phương pháp chú trọng vào hiệu quả và sự tổ chức, sắp xếp rõ ràng trên bàn thao tác.

“Work Clean – Làm việc tinh gọn” là tiêu đề một cuốn sách đầy cảm hứng của tác giả Dan Charnas – một nhà báo đến từ New York. Trong quyển sách này, ông chia sẻ phương pháp làm việc như những đầu bếp thành công trên thế giới với mười mẹo tổ chức, sắp xếp rõ ràng để có một không gian làm việc hiệu quả.

Ví dụ như: Báo cáo kinh doanh Phiên bản mới nhất do ai giữ? Các bản ghi nhớ từ các cuộc họp quan trọng được lưu trữ ở đâu? Và khi nào thì kế hoạch dự án mới đáo hạn?... Cho dù một văn phòng làm việc hiện đại với máy tính và các thiết bị công nghệ tốc độ cao đến thế nào thì việc “Sắp xếp thông minh” sẽ vẫn là một xu hướng phát triển của thế giới trong tương lai.

Tạo động lực - làm việc tập trung - hiệu suất cao.

Cách tiếp cận với quản lý công việc thông minh của các đầu bếp chuyên nghiệp nổi tiếng hàng đầu thế giới – điều đặc trưng cho sự thành công của họ - cũng có thể áp dụng hữu hiệu cho những giám đốc, nhà quản lý trong công việc văn phòng. Đó là: “Quy trình làm việc trôi chảy và kết quả hoàn hảo”. Đây cũng chính là khẳng định của nhà báo New York - Dan Charnas - trong cuốn sách “Work Clean - Làm việc tinh gọn” của mình. Ông là người tạo ra xu hướng thông qua sự nghiên cứu tỉ mỉ phương pháp làm việc của các đầu bếp chuyên nghiệp và áp dụng chúng vào thế giới làm việc của văn phòng. Kết luận của ông: Để có quy trình hoạt động trôi chảy và kết quả hoàn hảo thì cần có sự tổ chức và nghệ thuật sắp xếp hoạt động - chính là "sắp xếp thông minh". Tổ chức và sắp xếp trong nhà bếp có thể áp dụng vô cùng hiệu quả cho hoạt động quản lý công việc trong văn phòng.

Đối với không gian tại bàn làm việc: “Sắp xếp thông minh” chính là điểm mấu chốt.

Dọn dẹp và sắp xếp không gian làm việc một cách thông minh là điều mà rất ít nhân viên văn phòng thực hiện hàng ngày. Nhưng theo Dan Charnas thì họ nên làm như vậy. Tất nhiên, các đầu bếp hàng đầu sắp xếp không gian làm việc của họ hàng ngày và chính điều đó giúp đảm bảo sự thành công trên trường quốc tế thông qua năng suất làm việc ấn tượng của họ.

Bất cứ ai quản lý không gian làm việc và các dự án liên quan trong văn phòng của mình mỗi ngày một cách khéo léo và chu toàn như một người đầu bếp hàng đầu sẽ nhận được thành công. Dưới đây là mười mẹo quan trọng nhất để biến điều đó thành hiện thực:

1. Quản lý thời gian – Khởi đầu với lập kế hoạch.

Các đầu bếp thường có thời gian làm việc trái ngược với những ngành nghề khác. Việc lập kế hoạch thời gian làm việc chính xác và chi tiết là điều cần làm để đảm bảo tất cả các món ăn được chuẩn bị hoàn hảo trong bếp. Các chuyên gia luôn dành đủ thời gian cho việc này mỗi ngày, và các nhà quản lý thành công cũng vậy.

Ai trong công ty sẽ chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ và công việc nào? Những món ăn nào sẽ được xem xét trong quá trình này? Có những nguồn đầu vào nào? Thứ tự công việc cần làm như thế nào?

Cho dù là hoạt động trong nhà bếp hay tại văn phòng thì tất cả các bước làm việc cần thiết trong ngày đều cần phải được đưa vào một kế hoạch làm việc hợp lý và tuần tự, có tính đến cả các phát sinh tiềm ẩn có thể xảy ra.

2. Tam giác “Sắp xếp thông minh”.

Các căn bếp thường rất nóng và chật chội. Do đó, không gian làm việc phải được sử dụng một cách lý tưởng và tập trung. Nói cách khác: không thể có thao tác thừa và không thể mất một khoảnh khắc chỉ để tìm kiếm công cụ, dụng cụ hoặc thực phẩm...

Việc tổ chức, sắp xếp không gian làm việc lý tưởng trong văn phòng có thể được xem như một hình tam giác. Nhiệm vụ như sau: sắp xếp bàn làm việc của bạn một cách tối ưu theo mục đích của nó – mô hình hóa quy trình. Trong quá trình này, hãy xem kỹ các hoạt động hàng ngày và các bước làm việc tuần tự của bạn.

3. Luôn dọn dẹp bàn làm việc khi bạn rời đi

Hãy đảm bảo mọi vật dụng trên bàn làm việc hoặc trong tam giác “Sắp xếp thông minh” luôn có cấu trúc và thứ tự sắp xếp tinh gọn. Các công cụ liên tục được sắp xếp và các vật dụng, sản phẩm… đã qua sử dụng được trả lại đúng vị trí của chúng. Điều đó cũng áp dụng với các đồ dùng công nghệ: máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại… hay những đồ tương tự thế.

4. Trình tự thực hiện hiệu quả nhất

Trình tự của các bước thực hiện công việc cũng đóng một vai trò trọng tâm trong “Sắp xếp thông minh”. Cách tốt nhất để khởi đầu ngày làm việc thành công và hiệu quả là gì? Những mục nào trong danh sách công việc cần làm của bạn có thể được hoàn thành nhanh chóng? Việc nào phức tạp và sẽ mất nhiều thời gian? Việc nào phụ thuộc vào nhau? Và việc gì là lý tưởng để bắt đầu công việc trong ngày? Hãy sắp xếp tất cả theo 1 trình tự hợp lý để tối giản thời gian chờ.

5. Tính nhất quán – đặt sự kết thúc cho mỗi hành động

Việc này không hề dễ dàng thực hiện tuần tự qua các ngày nhưng đây là điều không thể thiếu trong quản lý thời gian và kiểm soát công việc. Đối với các đầu bếp, công việc được coi là hoàn thành khi thức ăn được phục vụ đến bàn của thực khách một cách hoàn hảo. Các bước để thực hiện điều đó đã được lên kế hoạch cẩn thận và được hoàn thành từ đầu đến cuối.

Các công việc đã hoàn thành sẽ được đánh dấu vào bảng danh sách các việc cần làm. Bằng cách đó, bạn sẽ có được một cái nhìn tổng quan từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng, khi những món ăn hoàn hảo được phục vụ đến thực khách.

Đối với công việc tại văn phòng, điều đó có nghĩa là: Điều vô cùng quan trọng là không được để quên, bỏ xót những việc cần làm, nhiệm vụ và mục tiêu của mỗi ngày đã xác định trước trong kế hoạch.

6. Làm chậm lại để tăng tốc.

Nghe thì thật bất hợp lý đúng không. Nhưng hãy luôn nhớ rằng dù làm việc trong bếp hay tại văn phòng thì điều quan trọng là bạn luôn phải giữ một cái đầu lạnh. Đối với nhà hàng, trong thời gian cao điểm (các giờ khách đến ăn) thì tình trạng căng thẳng vô cùng lớn. Áp lực về thời gian phục vụ rất dễ làm mọi người vội vàng hấp tấp để sơ xuất mắc lỗi. Nhưng các đầu bếp chuyên nghiệp sẽ không để điều này cản bước họ. Họ hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhờ có sự chuẩn bị chu đáo từ trước đó để tối đa hóa tốc độ làm việc trong thời gian cao điểm. Đây là một nguyên tắc mà mọi người quản lý dự án, quản lý nhóm đều có thể học hỏi.

7. Sự phối hợp giữa các thành viên trong một đội

Khi khách đã đến, mọi thứ trong nhà bếp phải chạy như kim đồng hồ để đảm bảo thời gian chờ của khách là ngắn nhất. Bộ phận bếp cần phối hợp với nhau một cách hoàn hảo. Điều đó bao gồm cả việc xác nhận ngắn gọn mọi mệnh lệnh của bếp trưởng một cách nhanh chóng bằng câu: "Vâng, bếp trưởng".

Đối với các công ty lớn, nhỏ, thông tin chi tiết này có nghĩa là luôn đảm bảo thực hiện chính xác quy trình làm việc và có sự phản hồi rõ ràng của tất cả các mắt xích trong chuỗi công việc.

8. Sự tập trung cao độ

Trong căn bếp chật chội và nóng nực, điều quan trọng không kém là tất cả mọi người đều luôn mở rộng tai và mắt của mình – sự đảm bảo của tinh thần tập trung cao độ trong công việc. Điều này bao gồm cả việc tôn trọng không gian điều động của các nhân viên khác và đề phòng tai nạn trước khi chúng xảy ra. Nói cách khác: tất cả các nhân viên đều phải tập trung cao độ vào hoạt động và định hướng của đội - tư duy gắn kết từ công đoạn đầu đến công đoạn cuối.

Nhiệm vụ đối với bếp trưởng hoặc người quản lý chính là định hướng cho đội của mình đạt được sự tập trung này.

9. Kiểm tra và điều chỉnh

Những người làm việc với niềm đam mê như một đầu bếp hàng đầu sẽ thường xuyên kiểm tra và tối ưu hóa quy trình cùng kết quả làm việc của họ mỗi ngày. Điều đó có nghĩa là thực hiện đánh giá và nhận xét công việc hàng ngày của bộ phận mình là một phần trong công việc của họ. Từ đó, việc tối ưu hóa quy trình làm việc được duy trì liên tục với những tiêu chuẩn ngày càng cao.

10. Quản lý tinh gọn

Các bếp trưởng được đào tạo để tối giản mọi thứ. Mỗi ngày, mục tiêu họ cần đạt được trong mỗi ngày luôn là sử dụng tối ưu thời gian, không gian, sự di chuyển, nguồn lực và đội ngũ nhân viên. Một triết lý rõ ràng mà mọi công ty đều có được thể hưởng lợi nếu áp dụng nó triệt để.