Dành cho người quản lý nhà hàng quy mô nhỏ và vừa: Làm sao để quản lý tốt khu bếp?

Xin mời click vào đây để nghe audio của bài viết: 

Đối với các nhà hàng quy mô nhỏ và vừa, không phải khu bếp nào cũng có một quy trình làm việc và kỹ năng tổ chức tốt. Hoặc có thể có nhưng không được thực hiện đúng và đủ. Quy trình là vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng về hương vị, tính nhất quán và an toàn vệ sinh cho các món ăn cũng như tiến độ thực hiện và khả năng đáp ứng thời gian chờ của khách ngắn nhất.

Bài viết này sẽ gợi ý một số hoạt động chính mà bạn có thể thực hiện để đảm bảo rằng quy trình thực hiện trong khu bếp của nhà hàng là đáng tin cậy, nhất quán, chất lượng và đảm bảo an toàn.

1.  Hệ thống đặt hàng đầu vào:

Cần xây dựng một phương pháp đặt nguyên vật liệu hợp lý đảm bảo cho thực phẩm và các vật dụng liên quan luôn luôn sẵn sàng khi cần. Trước hết là lập lịch đặt bổ sung thực phẩm, nguyên vật liệu theo ngày, tuần và tháng. Cần xây dựng phương pháp dự đoán để dự kiến số lượng cần đặt của mỗi chu kì. Ở cấp độ đơn giản có thể là quản lý tồn kho và đặt bổ sung. Ở mức độ cao hơn chính là dự báo nhu cầu mua theo thời điểm, thời vụ để nhập hàng phù hợp.

2.  Mô tả chi tiết tiêu chuẩn cho từng loại mặt hàng đầu vào:

Tạo mô tả chi tiết thông số tiêu chuẩn cho tất cả các thành phần thực phẩm, dụng cụ hay nguyên vật liệu cần sử dụng trong suốt quá trình nấu và phụ vụ thực khách. Chúng phải bao gồm thông số chi tiết về trọng lượng, khối lượng, đặc tính chất lượng và đặc điểm đảm bảo an toàn.

Ví dụ: Nếu bạn cần nhập ức gà, thì bạn cần mô tả chi tiết khối lượng cần mua, yêu cầu chất lượng, yêu cầu vận chuyển, bảo quản, lưu kho…. Hãy văn bản hóa các tiêu chuẩn và hướng dẫn chi tiết về giá, bảo quản và kiểm soát chất lượng cho chúng, đừng phó mặc cho người khác tự làm theo thói quen và kinh nghiệm của họ.

3.  Công thức nấu tiêu chuẩn

Dù bạn không phải đầu bếp trực tiếp đứng nấu, nhưng bạn vẫn cần nắm chắc công thức nấu ăn tiêu chuẩn cho tất cả các món trong thực đơn của nhà hàng. Lý tưởng nhất là công thức nấu phải bao gồm cả cách thức nấu (nhiệt độ, thời gian, thiết bị, dụng cụ… trong từng công đoạn) và tỉ lệ thành phần các nguyên liệu tham gia. Không có món ăn nào không có một công thức nấu tiêu chuẩn.

Công thức nấu ăn sẽ tạo nên sự khác biệt của mỗi nhà hàng. Chúng cần được lập thành quy trình và hướng dẫn nấu. Đồng thời, bạn cần chắc chắn rằng các món ăn sẽ luôn được nấu đúng công thức để đảm bảo tính thống nhất về chất lượng.

4.  Khảo sát và điều chỉnh công thức nấu

Hãy đưa ra những hoạt động thử nghiệm các công thức nấu ăn cả trong nội bộ và với thực khách của nhà hàng. Khi bạn thật sự nghiêm túc lắng nghe ý kiến góp ý của khách hàng, bạn sẽ có được những đánh giá sát nhất về những sai sót và điều gì bạn nên thực hiện để tạo ra những món ăn được khách hàng yêu thích hơn. Nếu một đầu bếp nói rằng tôi thích làm nó theo cách này, nhưng bạn hãy đánh giá lại xem đó đã phải là nhu cầu thực sự của khách hàng hay chưa. Vì khách hàng mới chính là người sử dụng và đánh sản phẩm của bạn có xứng đáng để họ quay lại lần sau nữa không.

5.  Trực quan hóa công thức nấu:

Có một số nhà hàng luôn cố gắng giấu kín công thức nấu để bảo vệ bí mật nghề của mình. Tuy nhiên chúng tôi đánh giá rằng với một nhà hàng, công thức nấu ăn nên được trực quan hóa và hướng dẫn sâu rộng cho mọi người trong bếp đều được biết. Hoặc xây dựng các bộ hướng dẫn dễ tìm, dễ thấy, dễ đọc, dễ thực hiện theo. Càng nhiều người biết công thức nấu ăn, nền tảng của nhà hàng càng vững, sâu. Tất nhiên nếu thật sự có công đoạn nào đó cần bảo mật để đảm bảo giữ bản sắc riêng biệt của nhà hàng, bạn có thể giữ lại thông tin đó và chỉ hướng dẫn nó cho một số người chủ chốt của khu bếp.

6.  Mô tả chi tiết đặc điểm và tiêu chuẩn của từng món ăn đầu ra.

Điều gì làm nên một món ăn chất lượng tuyệt vời? Đó chính là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Điều này có nghĩa là bạn có tiêu chuẩn nào cho các món ăn trên thực đơn của mình hay không? Hay làm thế nào để bạn chắc chắn rằng chúng đang được thực hiện đúng với yêu cầu của khách? Bạn cung cấp cho đội bếp của mình những công cụ nào để thực hiện?

Hãy mô tả chi tiết đặc điểm và tiêu chuẩn cho từng món ăn của mình. Từ đó, người làm sẽ có mục tiêu để hướng đến và bạn có cơ sở để đánh giá món ăn có đạt hay không.

7.  Danh mục những thứ chuẩn bị.

Cần chuẩn bị bao nhiêu, những gì là đủ cho một ngày bán hàng, ai chuẩn bị và chuẩn bị khi nào … Tất cả sẽ được trả lời trong bảng danh mục chuẩn bị. Nếu khu bếp của bạn thường xuyên bị thiếu nguyên vật liệu hay đồ dùng trong một đêm bận bịu lu bù hay tình trạng dư thừa, lãng phí cao sau mỗi ngày thì hãy rà soát, kiểm tra danh mục đồ chuẩn bị và điều chỉnh cho phù hợp.

8.  Dòng chảy công việc và sự phân công, sắp xếp thiết bị/nhân sự trong khu bếp

Dòng chảy công việc trong khu bếp như thế nào? Các thiết bị gì/ công cụ, dụng cụ gì sẽ tham gia vào mỗi công đoạn? Việc bố trí, sắp xếp vị trí thiết bị như thế nào để dòng chảy công việc đạt được công thái học (tối đa công năng)? Bạn hãy liên tục cải tiến và điều chỉnh sắp xếp để tăng tốc độ, hiệu quả và giảm nhân lực của khu bếp.

9.  Bảng phân công công việc

Đây sẽ là công cụ đắc lực cho hoạt động quản lý trong khu bếp nói nói riêng và bất kỳ hoạt động nào nói chung. Chúng trả lời cho câu hỏi: ai sẽ làm việc gì và làm khi nào, ở đâu?

Một bảng liệt kê với đầy đủ nhiệm vụ một cách chi tiết cùng giải trình tiến độ thực hiện. Bảng kế hoạch cần được mô tả cụ thể, chi tiết hành động, yêu cầu chất lượng và thời gian hoàn thành để đảm bảo ai cũng hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu công việc của mình. Nếu một công đoạn nào đó chưa được hoàn thành, nó chỉ ra rằng người thực hiện đang bị quá tải hoặc họ chưa được đào tạo đủ năng lực để thực hiện nó.

Từ việc phân tích nguyên nhân, hãy đưa ra những phương án điều chỉnh phù hợp để đảm bảo rằng bảng công việc của khu bếp luôn được hoàn thành đúng thời hạn và đạt yêu cầu chất lượng như nó đề ra.

10. Bảo dưỡng, sửa chữa và hiệu chuẩn thiết bị.

Trong giai đoạn hiện nay, khi thiết bị bếp đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của khu bếp, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các thiết bị luôn hoạt động tốt đúng vai trò của nó và hạn chế tối đa sự cố có thể xảy ra do trục trặc thiết bị dẫn tới ảnh hưởng đến hoạt động nấu của bếp. Để làm được điều đó, ngoài việc lựa chọn thiết bị phù hợp với yêu cầu và công suất sử dụng, bạn cần có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng để duy trì hoạt động liên tục và đảm bảo tuổi thọ của thiết bị. Một số những thiết bị đặc thù cần được hiệu chuẩn định kỳ như thiết bị lạnh, cân…

11. Sự đồng nhất và ổn định của chất lượng món ăn

Sự đồng nhất và ổn định của món ăn theo từng ngày hoặc từng nhà hàng (đối với hệ thống chuỗi) không phải là sự may mắn hay tài năng hoặc sự nỗ lực của người nấu. Bạn cần xây dựng hệ thống các hướng dẫn thực hiện và thiết lập các điểm kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng quy trình nấu được diễn ra đúng, đủ và không có sai sót. Khi tất cả mọi người tham gia vào các công đoạn nấu của một món ăn đều thực hiện đúng và đủ như công thức nấu thì mới đảm bảo được sự đồng nhất của chất lượng và định lượng các món ăn phục vụ đến khách hàng.

Hãy tự đặt ra những câu hỏi về tính logic như: Làm sao để chắc chắn rằng các nguyên liệu đưa vào đúng công thức? Làm sao để chắc chắn rằng thời gian nấu và nhiệt độ nấu đúng và đủ theo yêu cầu của từng món?… Từ đó, bạn có thiết kế ra những bộ hướng dẫn, hoạt động đào tạo cho nhân viên khu bếp cũng như đặt ra những hoạt động kiểm soát chất lượng của một số công đoạn then chốt.

12. Quản lý bằng cân

Mọi thứ trong bếp đều phải được cân, đong, đo. Đừng bao giờ dùng cách áng chừng, phỏng đoán. Hãy trang bị cân phù hợp cho cả bộ phận nhập – xuất nguyên vật liệu cũng như bộ phận nấu.

13. Bếp trưởng

Bếp trưởng là một vị trí vô cùng quan trọng của khu bếp. Ngoài việc đảm bảo cho mọi hoạt động của bếp hiệu quả, chất lượng món ăn đúng yêu cầu và các tiêu chuẩn về vệ sinh, an toàn; người bếp trưởng còn giúp bạn duy trì hệ thống, tạo động lực cho toàn đội và huấn luyện nhân viên dưới quyền cũng như báo cáo với bạn kịp thời tình trạng hoạt động của bếp. Hãy lựa chọn một người bếp trưởng đáng tin cậy với năng lực chuyên môn và phẩm chất tốt để duy trì và phát huy đội hình của bếp.

Là người quản lý/ nhà đầu tư, bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về các hoạt động chung của nhà hàng. Bạn cần phải suy nghĩ chiến lược và sử dụng hệ thống này. Đừng mong đợi bất kỳ cá nhân hoặc đầu bếp nào trong trường hợp này là đấng cứu thế và giải quyết nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải nhận ra rằng không ai nên nắm giữ chìa khóa kiến ​​thức trong tổ chức của bạn ngoài chính bạn. Hãy chăm sóc chu đáo cho mọi người, mọi hoạt động nhưng phải xây dựng và kiểm soát hệ thống triển khai. Một hệ thống tốt sẽ khai thác sức mạnh của cá nhân/tập thể và nhà cung cấp để tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn. Chúc khu bếp của bạn luôn hoạt động hiệu quả với một đội hình vững mạnh và ổn định!

-----------------------------------------------------

Tập đoàn Hà Yến

Nhà tư vấn giải pháp, nhà sản xuất và nhà thầu thiết bị bếp & giặt là công nghiệp

☎ Tư vấn giải pháp từ miền Bắc đến Đà Nẵng: 093 606 2126

☎ Tư vấn giải pháp từ Quảng Ngãi đến Miền Nam: 093 816 3538